٩ أخطاء تجنبها عند الاشتراك في خدمة المكتب الافتراضي

بالرغم من حداثة خدمة المكتب الافتراضي في مصر، إلا أنها لاقت قبولا لدى رواد الأعمال وأصحاب الشركات الناشئة الذين يبحثون عن طريقة ميسورة لبدء أعمالهم. الآن أصبح بإمكانك تأسيس شركتك على عنوان إداري مرموق في أحد الأحياء التجارية المشهورة. مع خدمة المكتب الافتراضي أصبح الأمر بسيط وسهل ويتكلف تقريبًا حسب تقديراتنا في بزنس هايڤ ما بين ٣٥٠٠ جنيه إلى ٧٠٠٠ جنيه سنويًا. تأتي خدمة المكتب الافتراضي لتوفر لك الخدمات الإدارية التي تحتاجها شركتك. فعلى سبيل المثال، توفر لك موظف استقبال محترف لاستقبال عملائك، وكذلك استلام البريد الخاص بك، بالاضافة إلى تخصيص رقم تليفون أرضي والرد على مكالمات عملائك، ليس هذا فقط ولكن بإمكانك الوصول لغرف الاجتماعات أو المكتب الخاص لإجراء مقابلة مع عملائك أو فريق عملك.

هناك الكثير من موفري الخدمة في مصر، كل ما عليك أن تبحث في محرك البحث جوجل عن مساحة عمل مشتركة في القاهرة أو مساحة عمل مشتركة في الجيزة على حسب محافظتك وستجد العديد من مساحات العمل المشتركة التي توفر الخدمة. 

ولضمان حصولك على مكتب افتراضي احترافي  يسعى  أخصائيو التعاقد في بزنس هايڤ لمساحات العمل المشتركة بتوضيح الأخطاء الشائعة التي عليك تجنبها عند الاشتراك في مكتب افتراضي:

لضمان حصولك على مكتب احترافي تجنب أخطاء شائعة عند الاشتراك في خدمة المكتب الافتراضي

١- قانونية مساحة العمل المشتركة:

تجنب الاشتراك في مساحة عمل غير قانونية.  كثير من مساحات العمل المشتركة في مصر تعمل دون تسجيل قانوني. لا تخاطر وتقوم باستئجار مكتب من الباطن. تجنب الوقوع في هذا الخطأ. أسس شركتك على عنوان موثوق به مع مقدم خدمة يمتلك التراخيص لمزاولة النشاط.

٢- ترخيص إداري:

تأكد من أن مساحة العمل المشتركة لديها ترخيص  إداري وليس سكني.  بعض مساحات العمل المشتركة تخدع العملاء بتقديم فاتورة كهرباء تجارية لإثبات أن الدور أو الوحدة تجارية. هذا ليس دليل على أن الرخصة ادارية. ربما تم تحويل عداد الكهرباء من سكني إلى تجاري. وهذا مخالف للقانون. وقد يضر بشركتك وقد تحتاج إلى تعديل عنوان شركتك بعد ذلك، مما سيضطرك إلى دفع رسوم أخرى للجهات الحكومية لتعديل سجلك التجاري وبطاقتك الضريبية، وتضطر إلى دفع رسوم أخرى لمكتب افتراضي جديد.  

٣- اسم المستأجر:

من الأخطاء الشائعة أن يكون اسم المستأجر في العقود هو اسم الشخص (مدير الشركة) هذا خطأ. يجب أن يكون اسم المستأجر هو اسم الشركة وليس مدير الشركة كما هو موضح بالصورة.

مكتب افتراضي - virtual office

٤- توقيع عقد المكتب الافتراضي:

في حالة كان المؤسسون اثنين فيما أكثر، يجب أن يوقع العقود المدير وليس المساهمون أو الشركاء، قد تحتاج إلى ذلك عند استخراج تراخيص أو ملف تأميني أو غير ذلك. 

٥- شهادة عدم الالتباس:

تجنب كتابة اسم شركتك في عقد الإيجار قبل عمل شهادة عدم التباس من الهيئة العامة للاستثمار. يمكنك فعل ذلك بالذهاب بنفسك أو تقوم بتوكيل محامي أو محاسب قانوني نيابةً عنك،  في حالة عدم استخراج شهادة عدم الالتباس ننصح بضرورة كتابة الاسم المقترح مع عبارة  تحت التأسيس بين قوسين كما هو موضح بالصورة.

مكتب افتراضي - virtual office

٦- إثبات التاريخ:

يعد عدم إثبات التاريخ على عقد الإيجار من الأخطاء أيضًا التي عليك تجنبها، فور التوقيع اذهب الى مصلحة الشهر العقاري وافعل ذلك. الأمر بسيط  لا يستغرق أكثر من ساعة تقريبا.

٧- بنود العقد:

يعد عدم الاهتمام بقراءة بنود العقد الموقع بينك وبين مساحة العمل خطأ كبير. اهتم جيدًا بقراءة بنود العقد واستفسر عن أي شيء لا تفهمه.

٨- نشاط شركتك:

يعد عدم  تزويد  السكرتير الذي قامت مساحة العمل المشتركة بتخصيصه لك بالمعلومات الكافية عن شركتك خطأ كبير، أخبر السكرتير بكل الخدمات أو المنتجات التي تقدمها شركتك، أيضًا أخبره بالرسالة التي تريد أن يرد بها على المتصلين. لا تفعل هذا في البداية فقط، ولكن كلما كان هناك جديد في نشاطك التجاري أخبره به أولاً بأول.

٩- خدمات المكتب الافتراضي:

تجنب الاشتراك في الخدمة قبل عمل زيارة لمساحة العمل المشتركة، والتأكد من جودة الخدمات التي يقدمونها، تقابل مع موظف الاستقبال، تحدث معه للتأكد من أنه الموظف المثالي لمقابلة عملائك  والترحيب بهم، تناول فنجان قهوتك لديهم وشاهد بنفسك مستوى الخدمة والضيافة وكذلك اتيكيت الترحيب بك، بعد ذلك قم  بجولة لمشاهدة المساحات المكتبية وغرف الاجتماعات، هل هي بالمستوى الذي يليق بعميلك؟ إن كانت كذلك فهذا شيء رائع. هل أنت مرتاح لمستوى نظافة المساحات والحمامات؟ كيف وجدت الأعضاء؟ تحدث مع أحدهم واسأله عن مستوى الخدمة وكذلك مستوى رضاه عما يقدمونه.

ننصح بعدم التسرع في اختيار المكتب الافتراضي. اختر المكان المناسب لنشاطك واستمع إلى نصائح الخبراء حول اختيار مكتبك الافتراضي.

أسس شركتك على عنوان إداري

حلول مكتبية لرواد الأعمال والشركات الناشئة

في النهاية، إذا كنت ترغب في بداية صحيحة في عالم الأعمال التجارية أسس شركتك على مكتب افتراضي لدى مساحة عمل احترافية وبالتالي تضمن استقرار شركتك بالإضافة إلى اجتذاب ثقة عملائك.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin